Statutul actual al avocatului şi al relaţiilor din interiorul breslei.

MANAGMENTUL AVOCATURII: TEME ACTUALE ŞI TENDINŢE

Avocat Lucian Săuleanu

Baroul Dolj

Alegerea titlului conferinţei („Avocatura: profesie sau afacere”) nu este întâmplătoare, ea fiind făcută în decembrie 2010 pornind de la actualitatea temei şi necesitatea dezbaterii, dovadă fiind şi organizarea de către Uniunea Internaţională a Avocaţilor (UIA) pe 15-16 aprilie 2011 la Porto (Portogalia) a unui seminar pe această temă (“The Business of Law and the Profession of Law”).

Nu este uşor a trage o concluzie, într-un sens sau altul şi cu siguranţă mulţi avocaţi susţin că avocatura este doar o profesie, cum, de altfel, sunt şi mulţi avocaţi ce consideră avocatura doar o afacere.

Mai mult, constatăm că această dihotomie capătă uneori accente dramatice:

Iată ce un text de pe pagina web a U.N.B.R., unde, după istoricul profesiei, la pct. IV sub titlul „Preocupări actuale şi de perspectivă ale profesiei de avocat” se reţine că:

„Evoluţia profesiei legale de avocat este puternic marcată de amplificarea fără precedent a activităţii normative, care determină o nouă conotaţie şi o nouă valoare profesiei de avocat (…).

În secolul XXI, profesia de avocat este puternic marcată de evoluţia sa către mediul economic. (…)

Actualmente, confruntarea profesiei de avocat cu realităţile sociale şi economice în permanentă schimbare impun reevaluarea poziţiei instituţionale a avocatului atât în raport cu puterea judecătorească cât şi, mai ales, în raport cu mediul de afaceri şi societatea civilă(…).

Există riscul ca în viitor, profesia de avocat să poată fi transformată, sub presiunea evenimentelor social-economice, într-o simplă afacere, fără a mai fi considerată o profesie.”

În conturarea unei opinii trebuie să ţinem cont de realitate, aceasta fiind singura ce ne poate convinge într-un sens sau altul ….ori, poate, în a reţine că avocatura este şi o profesie şi o afacere.

Mai întâi de toate trebuie să identificăm:

statutul actual al avocatului şi relaţiile din interiorul breslei (factori interni)

influenţa mediului social şi economic (factori externi)

soluţii

Statutul actual al avocatului şi al relaţiilor din interiorul breslei.

Aş pleca de la a contura condiţia actuală a avocatului de la un articol publicat de către Decanul Baroului Paris, dl. Cr. Chariére Bournazel în cotidianul L`Express din 30 august 2009, din două motive: pe de o parte, calitatea acestuia conferă greutate spuselor sale şi, pe de altă parte, a observa că acestea sunt comune tuturor avocaţilor europeni.

„După 22 de ani de avocatură venitul unui avocat este de 850 de euro pe lună. Aşadar, după mult timp, avocatul nu mai este acel mare burghez care-i făcea onoare clientului său de a-l primi. Sistemul actual este hiperelitist, în care o minoritate trăieşte în „El Dorado” şi alţii, marea majoritate a avocaţilor, căreia i se „conservă rangurile” de profesie liberală, sunt în curs de pauperizare” (…)

„La aceşti jurişti în robă neagră prin urmare există în fiecare an mai mulţi bogaţi şi, totodată, mai mulţi săraci, cu un venit mediu incredibil de mic pentru acest nivel de studii, în condiţiile în care în ultimii 15 ani numărul avocaţilor s-a dublat depăşind 50.000”.

Iată ceva ce ne sună cunoscut şi care, din păcate, face parte din realitate.

Şi continui cu un comentariu al d-lui Marin Voicu, avocat în Baroul Bucureşti, fost judecător CEDO care într-un studiu reţine:

«…câteva „case” de avocaţi se autoprezintă, în principal, prin portofoliile de firme asistate, între care unele multinaţionale şi prin cifrele de afaceri (…) întâlnim câţiva parteneri şi zeci (chiar sute) de salariaţi, cluburi care, de regulă, în „acord” cu guvernanţii şi vârfurile administraţiilor locale şi-au împărţit „marea piaţă a asistenţei avocaţiale.

Marea majoritate, în care tinerii ocupă ponderea, realizează venituri modeste, sunt „abonaţi” la oficii, se află în situaţia jenantă de a nu-şi putea achita nici măcar taxele la barou, fără a avea o minimă infrastructură de sediu şi alergând zilnic de la o instanţă la alta»

Cauzele condiţiei actuale sunt uşor de întrezărit: număr mare de avocaţi, condiţiile economice nu foarte bune, lipsa unui ajutor real din partea statutului, dar şi o pasivitate în găsirea unor soluţii la nivelul breslei. Făcând o paranteză se observă conturarea unor diferenţe chiar la nivelul barourilor, diferenţe ce pornesc tot de la factori social şi economici.

Din punct de vedere statistic în 1995 Baroul Dolj avea 132 avocaţi, iar în 2011 sunt înscrişi pe Tabloul avocaţilor un număr total de 745 avocaţi.

Tocmai urmare a numărului mare de avocaţi atât la nivel local, dar şi naţional constăm:

- o depersonalizare a relaţiilor dintre avocaţi, însă efectul contrar îl observăm în întărirea structurală a breslei

- modalitatea clasică de relaţionare/raportare avocat-barou dispare, locul acesteia fiind luat de alte forme de interacţiuni (informaţii oferite de barou pe pagina sa web, organizarea unor conferinţe ori evenimente mondene etc.)

Am putea spune că disputa este inutilă, doar terminologică, iar într-o formulare retorică ne-am întreba: „De ce ne-ar fi frică să recunoaştem că avocatura este şi o afacere? Şi cui i-ar dăuna să recunoaştem aşa ceva?

Temerea porneşte chiar de la sensurile cuvântului „afacere”. Nu cred că acest cuvânt „afacere” trebuie să fie interpretat într-un sens peiorativ; nu discutăm despre „comerţ” - termen ce înseamnă cu totul altceva atât juridic şi economic, dar şi metaforic.

Atunci când spunem „afacere” o spunem, dimpotrivă, cu intenţia de a desemna ceva ce încă avocatura nu a creat pe deplin (structuri organizatorice şi manageriale viabile), dar şi cu intenţia de a ne identifica sau apropia de un domeniu care mental înseamnă „bani” (omul indiferent de profesie urmăreşte asigurarea unor venituri constante).

Nu cumva aceasta este şi tendinţa la nivel european şi, mai mult, aceasta nu se deduce chiar din ultimele modificări ale Legii nr. 51/1995.

La nivel european constatăm:

o nuanţare a posibilităţilor de reclamă şi publicitate (în sensul informării corecte a clientelei şi recunoaşterii posibilităţii de a se face publicitate „întreprinderii”). Comisia Europeană a calificat drept neconcurenţiale regulile restrictive referitoare la publicitatea profesională considerând că informaţii transmise consumatorilor sunt opace

introducerea unor proceduri de redresare judiciară a formelor de exercitare a profesiei (recunoscând implicit economică activităţii avocaţilor)

recunoaşterea posibilităţii unor non-avocaţi în anumite limite şi condiţii să investească în societăţi de avocatură (spre exemplu, în legislaţia franceză începând cu anul 2004 s-a recunoscut posibilitatea constituirii unor astfel de societăţi dar cu condiţia ca ½ din părţile sociale şi drepturile de vot să fie deţinute de avocaţi, iar 2/3 din persoanele ce reprezintă societatea să fie avocaţi)

menţinerea denumirii societăţilor de avocatură după decesul asociatului sub al cărui nume a funcţionat societatea, cu acordul moştenitorilor şi cu plata unor sume de bani către succesori

stabilirea prin lege a domeniilor de specializare, o creştere a numărul de operaţiuni fiduciare etc.

La nivel naţional introducerea societăţii profesionale cu răspundere limitată (art. 6 din Legea nr. 51/1990) ca şi societate civilă cu personalitate juridică vine în întâmpinarea rezolvării unor probleme ce ţin de dezvoltarea activităţii.

Evident că acestea sunt tot atâtea argumente ce conduc la concluzia că soluţia depăşirii situaţiei actuale este în adoptarea unor reguli/proceduri specifice sau apropiate mediului de afaceri.

Influenţa mediului social şi economic (factori externi)

Dezvoltarea economică impune readaptarea practicilor în profesie, aceasta fiind marcată ireversibil de noul context economic.

Chiar dacă renumele unui avocat rămâne cea mai bună garanţie pentru păstrarea clienţilor şi creşterea numărului lor, totuşi a face faţă noilor condiţii impune găsirea unor soluţii practice optime atât structurale la nivel de profesie, dar şi la nivel individual (management).

Evident că soluţiile la problemele actuale (în contextul creşterii numărului de avocaţi şi unei clientele restrânse sau paupere) trebuie regândită, activitatea avocatului (serviciile/activităţile) cu scopul lărgirii în fapt a pieţei.

Identificăm ca şi cauze: lipsa unei specializări pe ramuri de drept (reală şi chiar recunoscută legal); lipsa unei structurări de atribuţii măcar informal la nivel de birou (pe verticală – pe instanţe, dar şi al naturii activităţii: avocat pledant, ) asigurarea consultanţei juridice; regândirea relaţiei avocatului cu profesiile conexe (experţi, traducători etc)

Unele din aceste soluţii sunt la latitudinea avocaţilor (managementul), altele depind de modificări legislative:

specializarea să fie recunoscută statutar şi exercitată doar în urma unui examen pe respectivele ramuri de drept (unele state din U.E. au recunoscut specializarea şi numai obţinerea unui examen dă dreptul avocatului respectiv de a se exercita activitatea prevalându-se de respectivele specializări)

monopolul reprezentării legale, măcar parţiale cum există în anumite state ale U.E. în faţa instanţelor supreme (de altfel, şi în România s-a încercat introducerea obligativităţii asigurării reprezentării prin avocat în faza de recurs, justificat de faptul că problemele ridicate sunt unele de nelegalitate)

stabilirea unor onorarii minimale (cazul Austriei, Greciei); problemă evitată şi care ar ajuta creşterea veniturilor; ar fi o măsură cu caracter social , protecţionist pentru avocaţi. S-a considerat că o astfel de posibilitate nu există, deşi la nivel european sunt state care au prevăzut onorarii minimale. Mai mult, chiar Codul nostru de procedură civilă face trimitere în art. 274 C.pr.civ. la onorariile minimale („Judecătorii au însă dreptul să mărească sau să micşoreze onorariile avocaţilor, potrivit cu cele prevăzute în tabloul onorariilor minimale”) sau cazul onorariilor minimale ale notarilor. Chiar dacă profesia noastră este liberală, nu înseamnă că stabilind un prag minimal s-ar aduce atingere libertăţii de negociere a onorariului.

Observând că au crescut costurile unui proces şi mă refer, în primul rând, la nivelul taxelor de timbru în cazul litigiilor evaluabile, oare avocatul nu ar putea să încaseze un onorariu minimal la nivelul taxei de timbru. Oare ce justificare găsim împotriva unei astfel de soluţii? Statul român percepe o taxă pentru asigurarea acestui serviciu public, dar şi avocatul, al cărui rol este convergent, ar trebui să beneficieze de un astfel de onorariu minimal.

problema impozitelor (şi exemplificăm situaţie generalizată de plată a CAS-ului) care constituie o problemă pentru marea majoritate a avocaţilor la nivel naţional şi pentru care nu se caută o soluţie rezonabilă; spre exemplu sub acest aspect în Franţa prin Legea asupra redresării judiciare a profesiilor liberale avocaţii au obţinut eşalonarea plăţii datoriilor bugetare pe un termen de 10 ani.

Conturarea unui regim fiscal adaptat la specificul avocaturii; spre exemplu, nu există un regim clar al deductibilităţilor fiscale (în măsura în care se fac investiţii şi sunt deduse integral, ulterior cu ocazia unui control fiscal acestea depind de interpretarea organului de control sau cheltuielile cu achiziţionarea unui autoturism sau a carburanţilor nu mai constituie cheltuieli deductibile la momentul achiziţionării sau când acestea erau deductibile erau înlăturate pe motiv că avocatul nu făcea dovada cu ordin de deplasare, deşi mare parte a activităţii era şi este la instanţele dintr-o singură localitate sau obligaţia de plată a TVA începând cu momentul obţinerii unor venituri de 35.000 EURO, deşi cota de 24% provine exclusiv dintr-o simplă negociere a onorariului, procent mare, neadaptat specificului activităţii, şi care conduce la găsirea unor soluţii necorespunzătoare; mai mult în cazul achiziţionării unui autoturism cu plata integrală nu există deductibilitatea TVA, ci suma reprezentând TVA se include în costul de achiziţie influenţând astfel calcul impozitului pe venit, dar defalcat pe perioada de amortizare.

De asemenea, cabinetele individuale de avocatură şi societăţile civile de avocaţi ca şi forme de exercitare ce nu au personalitate juridică nu sunt apte să corespundă unei dezvoltări a infrastructurii, nici din perspectiva fiscalităţii, dar nici a siguranţei patrimoniului avocatului în ciuda existenţei instituţiei patrimoniului de afectaţiune. Acestea şi-au arătat limitele chiar din perspectiva modului în care sunt tratate: spre exemplu, având un autoturism pe societatea civilă profesională asigurările obligatorii sau impozitul aferent îl plăteşti ca şi la o persoană juridică, iar condiţiile şi actele solicitate pentru obţinerea unui credit bancar sau a unui leasing depăşesc orice modalităţi rezonabile de înţelegere, iar în evidenţele băncilor cabinetele individuale, societăţile de avocatură sunt clasificate ca persoane juridice; asigurarea unei creditări este mai mult decât complicată la avocaţi decât la o simplă societate comercială.

Se observă, aşadar, tendinţa legiuitorului din anumite puncte de vedere de a ne aplica regulile specifice activităţilor economice şi sub anumite aspecte nereglementarea corespunzătoare a unor instituţii juridice adaptate specificului şi scopului avocaturii.

Soluţii

Observând că există o inflaţie normativă face imposibilă asigurarea unei reprezentări juridice/consultanţe de un singur avocat pe toate ramurile de drept trebuie să stabilim scopul.

Este normal ca recunoscând că se impune reinventarea modului de gestionare a activităţii şi urmărind acest ţel urmează a avea loc o transformare cantitativă (mai multe societăţi de avocatură puternice capabile să susţină mai multe specializări, mai mulţi avocaţi, cu investiţii imobiliare şi mobiliare adecvate), dar şi calitativă (un astfel de efect este implicit). Iată, acesta este scopul

Deci, scopul în a exercita avocatura ca şi o afacere este de a găsi matricea specifică acestei activităţi la condiţiile secolului XXI.

Dacă iniţial activitatea avocatului se consuma eminamente pe fundalul confruntării la bară, constatăm o permutare a centrului de greutate către consultanţă. Tocmai observând şi recunoscând această mutare a centrului de greutate, trebuie să identificăm şi să întărim elementele ce configurează actuala poziţie a avocatului.

Specializarea şi consultanţa juridică, adică a oferi unui client un sprijin privitor la probleme sale implică şi o responsabilizare a profesiei. Atât timp cât avocatul nu este doar un simplu mijlocitor pentru afirmarea/protejarea unui drept subiectiv, ci joacă un rol din ce în ce mai important pentru clienţii săi, implicit trebuie depăşite şi limitele actuale şi găsită noua matrice a avocatului. Avocatul a devenit un sfătuitor, un consultant ce conduce clientul către alegerea unei soluţii, motiv în plus pentru care se impune a se avea în vedere specializarea şi secretul profesional. În acest fel se va modifica şi percepţia profesiei noastre şi a avocaţilor de către clienţi, care nu de multe ori nu ne este favorabilă.

Concluzionând, nu cred că trebuie să punem preţ pe o simplă diferenţie: profesie sau afacere. Este doar o problemă terminologică. Esenţa trebuie căutată în altă parte: în modul în care noi, avocaţii, înţelegem să face datoria atât pentru a atinge scopul social, dar şi pentru asigurarea bunăstării personale şi a tuturor celor din breaslă.

Niciodată această activitate nu se va putea exercita decât de specialişti, indiferent de formele de organizare, de posibilitatea investirii de către terţi în societăţile de avocatură, indiferent de denumiri, de structurarea organizatorică etc.

TIME MANAGEMENTUL AVOCATURII

Avocatura a devenit o profesie ce necesită implicarea unui volum mare de energie şi timp, pentru că agenda avocaţilor este de multe ori supraîncărcată zilnic. Este nevoie deci de soluţii pentru gestionarea cât mai eficientă a resurselor, pentru optimizarea rezultatelor, creşterea productivităţii şi reducerea stresului.

Dezvoltarea şi menţinerea unor abilităţi de management al timpului este o activitate în sine, de zi cu zi, ce necesită la rândul său alocare de timp.

Este evident că între sarcinile din agendă (procesele pe rol din ziua respectivă, întâlnirile cu clienţii, redactări ale cererilor, acţiunilor în curs, discuţiile cu colegii de birou, studiu, cititul şi răspunsul la e-mailuri) există activităţi ce pot fi prioritizate şi timpul alocat este determinabil.

Astfel, putem prevede timpul alocat pentru o discuţie cu un client, timpul necesar studierii unui dosar, timpul pentru redactarea unei acţiuni.

Însă trebuie avute în vedere şi situaţiile în care nu avem un control direct sau o posibilitate de evaluare asupra desfăşurării în timp a unei anumite activităţi.

Între acestea se regăseşte timpul necesar epuizării unui termen de judecată într-un anumit dosar. Şi aici identificăm, cu titlu de exempli gratia, următoarele posibile cauze :

lipsa unor locaţii corespunzătoare desfăşurării şedinţelor de judecată ;

supraîncărcarea instanţelor de judecată cu cauze pe rol ;

organizarea deficitară a instanţelor în ce priveşte programarea completelor de judecată pe ore (există instanţe cu complete de la aceeaşi secţie sau de la secţii diferite programate la aceeaşi oră sau la intervale mici de timp) ;

lipsa unei practici unitare la nivelul fiecărei instanţe cu privire la gestionarea strigării cauzelor de pe lista şedinţă ;

carenţa în comunicare între magistraţi şi avocaţi (lipsa de solicitudine din partea anumitor magistraţi) ;

lipsa de comunicare şi de loialitate profesională între avocaţi.

Mijloacele de remediere a problemelor arătate mai sus sunt de la sine înţelese, însă greu de crezut a se realiza în lipsa gestionării corespunzătoare a timpului.

Consecinţele acestor situaţii sunt devastatoare pentru programul din ziua respectivă. O întârziere de o oră necesită regândirea şi reorganizarea întregii agende, fie personale, fie a colegilor, pentru acea zi, deoarece poate avea ca şi consecinţe :

fie reprogramarea sarcinilor stabilite (activitate care la rândul său necesită timp: anunţarea colegilor despre întârziere, telefoane către clienţi etc), cu consecinţa întârzierii peste program (ceea ce înseamnă, evident, mai puţin timp petrecut cu familia, prietenii sau pentru activităţi recreative) ;

fie programarea într-o altă zi, cu consecinţa modificării agendei din ziua respectivă ;

fie delegarea unor sarcini către colegi, ceea ce afectează însă propria lor agendă.

Două concluzii se desprind din cele de mai sus :

trebuie gestionate cât mai eficient sarcinile cu timp determinabil ;

trebuie alocat în agendă timp pentru situaţii neprevăzute. Aceasta înseamnă că nu trebuie să ne supraîncărcăm programul, creând spaţiu pentru eventualele probleme de ultim moment.

Sunt câteva soluţii pentru eficientizarea managementului timpului, plecând de la premisa că o primă cale este aceea de a ne face timp pentru pregăti şi analiza planul de management al timpului :

Stabiliţi obiective SMART :

Specifice (Specific). Un obiectiv specific este foarte clar exprimat şi diferă în primul rând de unul general. El vizează rezultate concrete, iar nu rezultate generale

Măsurabile (Measurable) – cel care permite stabilirea cu exactitate a faptului ca a fost atins ori nu sau în ce masură a fost atins

de Atins, realizabile (Attainable) – prin definirea obiectivului nu se propune realizarea a ceva imposibil de atins în condiţiile date

Relevante/profitabile (Relevant/Rewarding) - realizarea unui obiectiv trebuie să contribuie în mod nemijlocit la atingerea unui obiectiv mai mare, mai general, el trebuie să vizeze un anumit impact

în Timp/oportune (Time-bound/Timely) – obiectivul trebuie să se încadreze într-o perioadă determinată de timp şi să fie oportun.

Identificaţi priorităţile. Nu toate sarcinile sunt urgente şi prioritare, fiind nevoie de filtrare. Aceasta implică însă aptitudinea de a refuza : de a refuza un client (de exemplu : „Vă pot resuna peste două ore”, sau „Putem stabili întâlnirea pentru săptămâna viitoare”), de a refuza un coleg („Putem amâna această discuţie până după-amiază”, sau „Poţi să te ocupi singur de această problemă”), de a refuza o anumită sarcină („Poţi trimite pe colegul X să se ocupe de aceasta”, sau „Putem face asta mâine”), de a refuza un anumit obicei (citirea e-mail-urilor neimportante sau care nu au legătură cu biroul, discuţiile de dimineaţă cu un coleg). Beneficiul acestui refuz îl constituie crearea unui spaţiu în agendă pentru problemele şi sarcinile prioritare şi urgente.

A nu refuza înseamnă: întreruperi în activitate, fragmentarea concentrării, încărcarea cu informaţie suplimentară.

Creaţi şi folosiţi liste cu sarcini (liste to do) – esenţiale pentru o folosire eficientă a timpului, creând o imagine de ansamblu şi de detaliu a programului pentru întreaga zi sau săptămână. Nu toate sarcinile şi problemele trebuie notate în agendă ; aceasta nu face decât să creeze, uneori, o impresie de supraîncărcare ; problemele minore şi care se realizează în perioade scurte (ca de exemplu : efectuarea unei convorbiri telefonice, activităţile curente de birou ca achiziţionarea de consumabile, corespondenţa etc), pot fi notate pe bilete separate care, o dată cu atingerea obiectivului, pot fi eliminate.

Delegaţi. Aceasta presupune în primul rând deprinderea abilităţilor de delegare şi alegerea şi pregătirea persoanelor delegate. La rândul său, delegarea presupune : analiza problemei pentru identificarea răspunderilor şi riscurilor ce decurg din proiect şi, evident, a persoanei apte a îndeplini obiectivul ; alegerea sarcinilor ce pot fi delegate ; comunicarea clară a obiectivelor şi a termenelor de finalizare ; crearea unei agende separate pentru evidenţa sarcinilor, persoanelor şi termenelor delegate.

Evitaţi procrastinarea („las pe mâine ce pot face azi”). Amânarea realizării obiectivelor poate apărea fie când agenda este supraîncărcată iar sarcinile par că ne copleşesc, fie când complexitatea proiectului poate părea că depăşeşte posibilităţile şi experienţă personală, ceea ce creează teama de eşec sau teama de a lua decizia nepotrivită sau inoportună. Soluţia cea mai simplă este înfrângerea temerilor şi trecerea la acţiune. Vizualizarea rezultatului este eficientă.

Evitaţi multitasking-ul. Deşi ne putem concentra asupra mai multor probleme, abordând pe rând câte o sarcină, comutarea atenţiei pe fiecare dintre acestea, mai ales când este vorba despre proiecte complexe, duce la ineficienţă.

Organizaţi eficient biroul : de la organizarea şi catalogarea dosarelor, până la modul de organizare a agendei, a e-mailurilor.

Pentru atingerea scopurilor arătate prin mijloacele propuse mai sus, trebuie însă să reevaluăm mentalităţile care au creat comportamentul actual; trebuie să recunoaştem că ne simţim mulţumiţi atunci când putem răspunde rapid cererilor, fie că vin din partea clienţilor, fie din partea colegilor sau celorlalte persoane implicate în sistem, însă trebuie să devenim mai fermi în privinţa selectării palierelor de activitate care necesită exclusiv participarea şi atenţia noastră.

Pentru aceasta, trebuie să reevaluăm procedurile de lucru înăuntrul echipei ; o singură persoană, fie şi avocatul coordonator, nu poate face totul de unul singur, astfel că trebuie să existe susţinere reciprocă pentru eficientizarea maximă a activităţii.

PROCRASTINAREA

Procrastinarea este un HYPERLINK "http://ro.wikipedia.org/wiki/Comportament" \o "Comportament" comportament caracterizat prin amânarea acţiunilor sau a sarcinilor pentru mai târziu. Aceasta este o problemă care tinde să devină frecventă în stadiul actual de dezvoltare al profesiei de avocat. De câte ori nu vi s-a întâmplat ca în momentul în care vă simţiţi copleşit de evenimentele asupra cărora trebuie să acţionaţi zilnic, să alegeţi să amânaţi anumite acţiuni, trimiterea unui e-mail, returnarea unui apel telefonic, redactarea unui act, pentru perioade lungi de timp.

Psihologic vorbind, procrastinarea este un fenomen apărut pentru a combate anxietatea asociată cu începerea sau finalizarea unei sarcini sau a unei decizii. Este un mecanism apărut ca urmare a temerilor excesive cauzate de anumite activităţi, de volumul prea mare al acestora, sau de teama de eşec.

Pentru un avocat, procrastinarea conduce invariabil la creşterea stresului, la apariţia sentimentelor de vinovăţie, la scăderea productivităţii muncii, la crearea unei crize şi în final la dezaprobarea din partea altora, inclusiv a clienţilor, pentru neîndeplinirea unor responsabilităţi sau a unor angajamente. În timp ce este normal ca oamenii să procrastineze la un anumit grad, aceasta devine o problemă atunci când împiedică funcţionarea normală.

Dacă procrastinarea este o problemă pentru dumneavoastră, este necesar să învăţaţi modalităţi de a o înlătura, deoarece, aşa cum spunea Edward Young: „Procrastinarea este hoţul timpului”. Cunoaşterea motivelor pentru care amânaţi o anumită activitate va avea ca efect rezolvarea respectivei probleme sau vă poate schimba comportamentul în sensul realizării cărei probleme trebuie să-i acordaţi cea mai mare importanţă.

Motivele pentru care apare procrastinarea sunt nenumărate însă cele mai des invocate sunt:

1. Task-uri plictisitoare – în cursul desfăşurării activităţii apar şi sarcini plictisitoare, care nu vă provoacă plăcere să le îndepliniţi (de exemplu sortatul unui munte de hârtii).

2. Lipsa de organizare – atunci când nu sunteţi organizat, ziua de lucru arată în felul următor: ajungeţi la birou, vă aşezaţi pe scaun (nu ştiţi cu ce să începeţi). Aprindeţi calculatorul, intraţi în mail: 10 – 20 de mail-uri (de pe o zi pe alta) -> nu ştiţi cu care sa începeţi. Ajungeţi să începeţi să rezolvaţi o problemă, vine un coleg cu altă problemă -> nu ştiţi ce problemă să rezolvaţi mai întâi, şi povestea poate continua.

3. Lipsa de încredere în forţele proprii – chiar şi când sunteţi foarte bine organizat, puteţi avea teamă de eşec. Aceasta apare deoarece vă subestimaţi calităţile şi uneori aveţi impresia că sarcina care trebuie îndeplinită este prea complicată.

4. Alegerea deciziilor – poate cea mai importantă cauză care duce la procrastinare este lipsa abilităţii de a lua decizii – de a alege cea mai bună variantă de a soluţiona o problemă.

Printre alte cauze care pot duce la procrastinarea intensă se numără: faptul că încercaţi să faceţi prea multe; neaprecierea corectă a timpul necesar pentru realizarea sarcinii; faptul că nu sunteţi convins de beneficiile realizării sarcinii; în realitate nu sunteţi devotat sarcinii, etc.

Cele mai bune metode pentru a învinge procrastinarea sunt:

1. Nu încercaţi să faceţi totul odată

Probabil că de multe ori vi s-a întâmplat să amânaţi începerea unei activităţi deoarece consideraţi că nu aveţi suficient timp pentru a o duce la bun sfârşit. Această concepţie este greşită deoarece, dacă ar fi să vă ghidaţi permanent după ea, nu aţi mai realiza nimic important, dat fiind faptul că niciodată nu ni se întâmplă să primim cadou mari perioade de timp liber. Încercaţi deci să finalizaţi proiectul prin lucrul efectiv la acesta în perioade mici de timp, câte 15-20 de minute pe rând. Învăţaţi să apreciaţi valoarea cumulată a acestor perioade mici (de ex. câte 15 minute în fiecare zi lucrătoare înseamnă aproape 55 de ore anual).

2. Începeţi lucrul cu orice parte a proiectului

Nu este imperios necesar să începeţi mereu cu începutul. Majoritatea proiectelor de lucru au multe elemente de care vă puteţi apuca la început. Multe amânări sunt justificate de faptul că nu ştim de unde să începem, uitând astfel că a începe de oriunde este mai bine decât a nu începe deloc. Aşa că de acum înainte, atunci când aţi procrastinat un proiect important, faceţi primul pas prin a începe de oriunde aveţi ocazia.

3. Nu începeţi perfect

De multe ori standardele vă sunt prea ridicate şi astfel perfecţionismul vă ţine în loc. Fiecare are credinţa înrădăcinată că tot ceea ce face trebuie să fie absolut uimitor. Totuşi, nu ar trebui să vă gândiţi la asta la începutul proiectului. Dacă o să începeţi mai devreme, veţi avea destul timp pentru a corecta sau rescrie ceea ce nu vă mulţumeşte. Una din tehnicile de a trece peste zidul perfecţionismului este aceea de a începe cu o eroare evidentă, pe care va trebui în mod sigur să o corectaţi ulterior.

4. Nu lucraţi mai mult de 15 minute în continuu

Probabil că vă veţi decide cu greu să adoptaţi această metodă deoarece probabil majoritatea dintre dvs. consideră că nu aveţi cum să lucraţi eficient dacă o faceţi doar pentru o perioadă scurtă de timp. Adevărul este că din punct de vedere psihologic, creierul poate fi centrat pe o anumită activitate intelectuală nu mai mult de 20 de minute(12-20 de minute în funcţie de persoană) în condiţii de eficienţă maximă. După această perioadă încep să apară momente involuntare de distragere a atenţiei, în alte cuvinte, începem să ne gândim la altceva. Vestea bună pentru clienţi este că nu este nevoie decât de pauze foarte scurte. Aşadar, atunci când începeţi să lucraţi, concentraţi-vă puternic asupra problemei pentru 15 minute, iar apoi decideţi imediat dacă vreţi să luaţi o pauză scurtă, de 2-3 minute, în care puteţi merge să beţi un pahar de apă sau puteţi verifica ultimele ştiri, sau doriţi să mai lucraţi în continuare încă 15 minute. Beneficiul acestei metode este că vă puteţi antrena intelectul să fie mai cooperant în realizarea activităţii prin convingerea că o bine-meritată pauză nu este niciodată la mai mult de 15 minute depărtare.

5. Începeţi ceva chiar dacă nu aveţi chef

Pentru a începe ceva, inspiraţia nu este o condiţie necesară, altfel, s-ar putea să o aşteptaţi un timp îndelungat şi aceasta să nu mai vină. Este mult mai eficient să vă antrenaţi să începeţi lucrul decât să aşteptaţi o avalanşă de idei. Trebuie să aveţi mereu în minte un citat de Sigmund Freud: „Atunci când inspiraţia nu vine la mine, încerc să o întâmpin la jumătatea drumului”.

6. Realizaţi că task-urile neplăcute nu vor deveni mai interesante cu timpul

De fapt, acestea devin şi mai neplăcute cu cât le amânăm mai mult. În plus, grija că nu lucraţi la un proiect vă va consuma cel puţin la fel de multă energie ca începerea efectivă a sarcinii. Putem compara acest lucru cu înotatul în mare: unele persoane preferă să alerge spre apă şi să rezolve astfel temerea că apa este prea rece în câteva secunde; alţii preferă să lungească agonia păşind puţin câte puţin şi tremurând pe parcurs. Revenind la problemele avocaţilor, acest exemplu poate fi adaptat la situaţia noastră prin sfatul că este mai uşor să trageţi aer în piept, să începeţi lucrul, şi să terminaţi cu sarcinile neplăcute cât mai repede posibil.

7. Programaţi o zi de recuperare

În fiecare lună, programaţi o anume zi, pe care să încercaţi să o respectaţi de fiecare dată, în care să rezolvaţi task-urile mici şi neplăcute care sunt atât de uşor de ignorat, şi pe care le amânaţi periodic. Aşa veţi reuşi să le îndepliniţi şi să vă eliberaţi programul într-un mod eficient. În plus, senzaţia de descărcare pe care o aveţi după ce veţi şti că aţi rezolvat atâtea lucruri pe care le amânaţi de mult, şi care începuseră să devină iritante, va fi extraordinară.

8. Respectaţi-vă timpul liber

Faptul de a dispune de o perioadă importantă de timp pentru odihnă, relaxare, şi simplă distracţie, este una dintre cele mai bune metode de a învinge procrastinarea. Desigur, mulţi dintre noi adoptă concepţia că va exista timp pentru acestea după următorul proiect, şi apoi după următorul, apoi după următorul şi tot aşa...în concret timpul liber necesar se poate să nu apară niciodată astfel. Aşezarea muncii înaintea activităţilor recreaţionale este bine aplicată pentru perioade de câteva zile sau o săptămână, şi nicidecum pentru luni sau ani. Forţarea permanentă de a lucra indiferent de condiţii duce la epuizare, stres, ineficienţă şi depresie. Însă, dacă veţi şti că aveţi doar o perioadă limitată de timp pentru a lucra şi că la un moment dat cunoscut vă aşteaptă o bine-meritată relaxare, vă va ajuta să fiţi mult mai eficient pe termen lung şi să vă creşteţi în final standardele de realizare a proiectelor datorită permanentei îmbunătăţiri a rezultatelor.

Ca şi concluzie, având în vedere toate cele expuse anterior, vă îndemn pe fiecare să descoperiţi cauzele personale pentru care amânaţi anumite activităţi şi să stabiliţi dacă aveţi o problemă permanentă cu procrastinarea. Care sunt motivele pentru care “pierdeţi timp”? Scrieţi totul pe hârtie! Găsiţi cauzele care vă provoacă procrastinarea şi faceţi o listă cu ele.

http://unbr.ro/index.php?id=3&lg=1

http://www.lexpress.fr/actualite/societe/justice/avocat-un-statut-en-balance_777717.html

Marin Voicu, Avocatura – profesie liberală în spaţiul juridic european – statutul, cariera, limitele şi îngrădirile exercitării profesiei de avocat, Revista Română de Drept Privat nr. 5/2009, p. 169.

Adică, pe de o parte, apariţia şi accentuarea pauperizării la majoritatea avocaţilor şi, pe de altă parte, a conturării unui mic procent de avocaţi cu venituri foarte mari.

Pentru amănunte a se vedea Călin-Andrei Zamfirescu, U.N.B.R., Curierul judiciar nr. 6/2007, p. 2-3

Idem p. 2

Marin Voicu, op. cit, p. 171

Cristiana I. Stoica, Janice H. Webster, Avocatul român în sistemul de drept european, Ed. All, Bucureşti, 1997, p. 115 şi urm

Pentru mai multe detalii a se vedea : Irene Leonard, Time Management, CoachingForChange.com, sursa : http://www.coachingforchange.com/TimeManagementHandout.pdf

Pentru mai multe detalii : Margaret Spencer Dixon, How to delegate, sursa : http://www.timemanagementforlawyers.com/articlesdownloads/Article 7.How to Delegate.pdf

Pentru mai multe detalii : Derek Dean and Caroline Webb, Recovering from information overload, sursa : http://www.mckinseyquarterly.com/Recovering_from_information_overload_2735

Pentru mai multe detalii vezi HYPERLINK "http://ro.wikipedia.org/wiki/Procrastinare" http://ro.wikipedia.org/wiki/Procrastinare

Pentru mai multe detalii vezi HYPERLINK "http://www.coachingforchange.com/TimeManagementHandout.pdf" \t "_blank" http://www.coachingforchange.com/TimeManagementHandout.pdf

Pentru mai multe detalii vezi HYPERLINK "http://www.timemanagementforlawyers.com/articlesdownloads/" http://www.timemanagementforlawyers.com/articlesdownloads/